표준문서 관리 프로세스

표준문서 관리 프로세스 입니다. 

관련 된 분들에게 많은 도움 되었으면 좋겠습니다.  

1. 목적

  표준화 업무와 관련하여 표준문서의 제정, 개정, 폐기 및 서식관리 등 표준문서 관리절차와 방법을 구체적으로

  명시함으로써 회사 업무를 합리적이고 능률적으로 수행함을 목적으로 한다.

2. 적용범위

   (주) (이하 "당사"라 함)의 품질경영시스템의 절차서, 기술표준, 고객문서, 외부출처 문서 등의 표준문서관리

  업무에 적용한다.

3. 용어의 정의

 3.1 품질경영시스템

     품질에 관하여 조직을 지휘하고 관리하기 위해서 방침 및 목표를 수립하고 그 목표를 달성하기 위한 시스템을 말한다.

 3.2 ISO 9001 (International Organization For Standardization)

     품질보증에 관한 국제표준으로, 제품자체에 대한 품질보증을 하는 것이 아니라 제품생산과정 등의

     Process에 대한 신뢰성 여부를 판단하기 위한 기준을 말한다.

 3.3 TL 9000(Telecommunication Leadership)

     ISO 9001 규격의 틀을 기초로 전자 및 정보통신분야의 특성을 가미하여 전자 통신 업계의 품질 향상 및 비용 절감을

    목표로 세계 111개 통신관련 업체들의 참여 하에 1999년 4월 제정된 새로운 품질규격을 말한다.

 3.4 표준

     조직의 통일화, 단순화를 도모할 목적으로 성능, 동작, 절차, 방법, 책임, 의무, 권한, 개념 등에 관하여 설정된

    기준을 말한다.

 3.5 DCC(Document Control Center)

     표준 작성기준의 설정, 표준 등록, 인쇄, 배포 등 표준화 제반 업무를 담당하는 조직을 말한다.

 3.6 품질매뉴얼

     당사의 품질경영과 품질경영시스템을 기술한 운영기준으로 ISO 9000, QS 9000,

     TL 9000의 주요 요건 및 시스템의 운영방침을 규정하는 최상위 표준문서이다.

 3.7 규정(Regulation)

     규범적 사항을 기초로 하여 회사 경영에 기본이 되는 방침 및 책임과 권한, 업무의 효율적 수행을 위하여 지켜야 할

    업무의 처리 절차와 방법을 구체적으로 제시한 전사 공통 표준문서를 말한다.

 3.8 규칙(Procedure)

     규정의 구속을 받으며 전사 규정에서 다룰 수 없는 사업부 단위의 특화된 업무절차를 제시한 표준문서를 말한다.

 3.9 지침(Instruction)

     규칙의 구속을 받으며 규칙보다 세부적인 사항을 기술하거나 해당 규칙으로 포함할 수 없는 특화된 부문의

    업무 절차 및 방법을 구체적으로 제시한 표준문서를 말한다.

 3.10 설계규격

      설계 표준의 추진, 유지 및 설계를 용이하게 할 수 있도록 제품의 각 기능별, 부위별, 부품별 설계방법 및 치수 등을

      정한 규격을 말한다.

 3.11 자재규격(재료규격)

      제품 생산에 사용되는 각종 부품 및 원부자재 등에 대해 종류 및 구조, 성분, 성능 등 자재의 특성과 시험·

     검사 및 포장방법 등을 규정한 규격을 말한다.

 3.12 시험·검사규격

      각종 제품, 부품, 원·부자재 등의 품질특성 측정 및 양.불량 등을 판정할 수 있도록 시험·검사항목 및

      조건, 시료수, 시험·검사방법, 설비조건, 검사결과의 처리방법 등을 규정한 규격을 말한다. 

 3.13 관리공정도/관리계획서(Control Plan)

      제품을 생산하는 제조공정에 따라 공정마다의 제조순서, 품질특성, 제조 조건,

      관리방법 등을 공정 흐름순에 준해 알기 쉽도록 작성된 규격을 말한다.

 3.14 작업표준

      제품별 공정의 공통적인 단위 작업 또는 요소 작업별로 작업자가 지켜야 할 작업절차 및 작업방법, 사용부품,

      사용설비, 작업시 주의사항, 확인사항, 작업환경 영향, 이상 발생시 조치사항 등 제반 관리 사항에 대하여

      규정화한 것으로 누가 언제 작업을 하여도 동일한 작업이 되도록 하기 위한 표준문서를 말한다.

3.15 작업지도서

      작업자가 원활한 작업 수행을 위해 해당 작업표준 외에 별도의 작업 지시가 필요한 경우 작업자가 준수해야 할

      작업방법 및 유의사항 또는 사용부품, 사용 치공구, 작업환경 영향 등을 기술한 표준문서를 말한다.

 3.16 설비표준

      제품 제조관련 모든 설비, 치공구류 등의 유지/보수 및 검.교정을 하기 위한 주기, 점검Point, 점검방법 등

      설비의 예방정비 활동에 필요한 사항을 규정하고 환경적 관련 설비는 환경적 요소도 고려한다.

 3.17 외부출처문서

      당사에서 제정된 표준문서는 아니지만, 업무 Process 등에 반영하여 준용할 표준으로써 국제규격, 국가규격(KS 등),

      단체규격, 고객도면 등을 말한다. 

 3.18 부착물

      품질에 영향을 주는 것으로서 품질에 관련된 표준(관리공정도,작업표준, 제품규격 등) 내용을 발췌한 것을 말한다.

 3.19 관리본(Controlled Copy)

      해당 업무와 직접적으로 관련하여 표준관리부서 또는 기안부서에서 최신본 유지를 위해 배포/활용하는

      표준문서를 말한다.

 3.20 비관리본(Uncontrolled Copy)

      최신본 관리가 불필요한 경우에 참조용으로 활용하는 표준문서를 말한다.

 3.21 Process Map

      Process Map은 표준화하고자 하는 Process에 대한 입력물과 출력물, 절차 및 Process 수행결과에 대한 성과를

      평가하는 항목을 정리한 도표를 말한다.

4. 책임과 권한

 4.1 대표이사

     회사의 품질경영시스템에 대한 총괄책임자로서, 표준화 방침, 추진조직 등을 결정하며, 표준화 추진 및 실시상태

     진단 등 회사 표준에 의거한 합리적인 업무 운영을 총괄한다.

 4.2 품질경영대리인

     총괄 책임자의 권한을 대행하여 표준화 실시현황 및 문제점, 대책에 대한 검토 등 실무적인 표준화 조정 및

     감독기능을 수행한다. 

 4.3 표준 사무국(본사 품질부서, 공장품질부서)

   4.3.1 회사 표준업무의 기획, 관리

   4.3.2 표준작성, 등록요건 검토 및 등록

   4.3.3 전사 서식 등록 및 관리

   4.3.4 기타 표준업무 주관 및 사후관리 등 전사 표준화 추진 실무를 담당.

 4.4 표준관리부서(기안부서, 실행부서)담당자

   4.4.1 표준 제.개정, 폐기, 표준 교육계획 수립/실시, 기안표준의 작성/등록 요건 검토, 등록 등의 업무를 수행한다.

   4.4.2 사용 표준이 최신본임을 확인할 수 있도록 관리대장 유지 및 정기적으로 표준준수 여부를 점검해야 한다.

  4.5 합의부서, 승인권자

      표준문서의 합의, 승인권자는 다음에 준함을 원칙으로 하되, 표준의 내용에 따라 기안부서장의 발의 및

      표준관리부서장의 결정에 따라 그 상급자 또는 대리인으로 할 수 있다.

5. 실시절차

 5.1 표준 체계 

     표준의 Level은 3단계로 하며, 표준 분류는 다음과 같다.

5.2 업무 표준 작성방법

   5.2.1 회사표준 기안서

     (1) 표준명 : 제,개정 표준문서명으로 표준을 함축할 수 있는 명칭 또는 품질시스템 용어를 기초로 정한다.

     (2) 등록번호

       ① 표준의 고유 관리번호로 표준관리부서에서 관련기준에 준해 부여하고 표준문서 개정의 경우에도

           제정 초기 등록번호를 변경하지 않음을 원칙으로 한다.

       ② 개정 및 신규 제정이 많아 표준문서 관리에 어려움이 있는 경우 표준관리 주관부서장 판단하에

          일괄 등록번호의 변경이 가능하다.

     (3) 기안 구분 : 제정, 개정, 폐기를 구분하여 표시한다.

     (4) 사유 : 표준문서의 제정,개정,폐기 사유를 함축하여 기입한다.

     (5) 기안부서, 기안자 : 기안 담당자의 소속과 성명을 기입한다.

     (6) 기안일 및 적용일

          기안일은 기안부서에서 해당 표준문서를 작성 완료한 날짜를 기입하며, 적용일은 해당 표준문서에 대해

          승인권자 결재 완료후 표준관리부서에서 표준 배포전에 기입한다. 적용일은 효력발생일과 동일하다.

     (7) 개정이력

       ① 차수 : 표준문서의 최종 개정차수를 기록하며 제정을 "0", 개정은 "1"부터 순차적으로 기입한다.

       ② 제.개정일 : 해당 표준문서의 제.개정 년월일을 표시한다.

       ③ 제.개정 내용 : 제.개정시 변경된 내용을 간략하게 기입한다.

          해당 표준문서의 개정차수가 많아 개정 이력란의 하단까지 내용이 기록되어 더 이상 기록할 수 없는

          경우는 기안자가 판단하여 개정이력란의 초기 개정 이력 부분을 삭제하여 작성할 수 있다.

     (8) 합의 및 의견란

         관련부서장이 합의의 표시로 서명 및 날짜를 기록하고, 필요시 의견란에 의견을 기록한다.

         의견 기입후 반드시 서명과 날짜를 기입한다.

     (9) 배포 : 해당 표준의 활용부서, 배포자의 서명과 수령일자를 기록한다.

     (10) 교육 및 회람

       ① 회람은 활용부서의 관련자 회람후 성명, 서명, 날짜를 기입한다.

           회람은 간접사원 및 현장 감독자까지 회람하는 것을 원칙으로 한다.

       ② 현장작업자 또는 비 정규직 사원은 필요한 경우 "교육 훈련규칙"에 준해 교육을 실시하고 그 결과를 간략히

           교육일지에 작성 보관한다.

     (11) 비고 및 Page

       ① 비고 : 표준에 관련되어 추가사항 및 기타 의견 기입

       ② Page 부여 방법은 "/"를 그어 "해당 Page / 총 Page"로 기입한다.

5.2.2 본문 내용지

     (1) 기본체는 바탕체 12 Point를 원칙으로 한다.

     (2) 등록번호, 개정차수, Page란은 "표준기안서" 동일한 방법으로 작성한다.

     (3) 전면 개정시 별도의 표시를 하지 않고, 개정 내용란에 "전면 개정"임을 표시하고 개정 내용에 대해 간략히

          언급하고 개정전 내용을 확인하고자 할 때는 "구본"을 열람하여 확인한다.

     (4) QS 9000, TL9000 등 ISO9000 요건이외의 요건 반영시는 견고딕 12 Point로 한다.   

     (5) 표현 방법

       ① 문장 및 문체

          평이하고 간결한 문어체로 누구나 알기 쉬운 문장으로 기술하여 누구나 판독 가능해야 한다.

       ② 용어

          한글로 기재함을 원칙으로 하며, 전문 용어나 관용어, 외래어는 꼭 필요한 경우에만 사용하되 원어를 그대로

          사용함을 원칙으로 한다.

       ③ 숫자

          아라비아 숫자의 사용을 원칙으로 하나, 필요한 경우에 한하여 로마숫자를 사용할 수 있다.

          단, 년월일의 경우 점으로 대신 한다.

       ④ 단위 : 미터법 사용을 원칙으로 한다.

       ⑤ 기호는 KSA0101(수학기호), KSA0102(단위기호), KSA0103(양기호)를 따른다.

     (8) 표준 구성내용

       ① 목적 : 표준화 취지 및 제정에 따른 회사 경영에 미치는 영향 등의 기록

       ② 적용범위 : 표준을 적용 받는 범위, 제품, 부문

       ③ 책임과 권한 : 시행에 따른 업무, 기능별(부서별) 책임, 권한 및 승인권

       ④ 실시 절차 : 표준의 시행 방법, 순서를 기록

       ⑤ 관련 표준 : 표준의 시행에 관련되는 상.하위 표준

       ⑥ 품질기록 관리 : 표준 시행에 따라 사용되는 서식 및 기록의 보존년한 설정

       ⑦ 첨부 : 표준의 업무실시 흐름도(Flow Chart), Process Map과 사용 서식

5.2.3 업무 흐름도의 작성

         표준화된 직무에 대해 일련의 흐름을 파악하며 각 단계별 업무의 최적화를 도모할 목적으로 다음과 같은 형식으로

         작성한다.

     (1) 작성 형식

       ① 구분란에는 P(Plan)→D(Do)→C(Check)→A(Action) Cycle로 구분하여 작성.

       ② 내용란에는 주관부서, 관련부서의 Communication을 도식기호로 작성.

       ③ 비고란에는 사용 서식과 관련 표준명을 작성.

     (2) 도식기호

         일반적으로 아래의 기호를 사용하며 다른 기호를 사용할 때는

         도식기호에 대한 설명과 함께 표현되어야 한다.

   5.2.4 Process Map의 구성요소

     (1) 입력물 : 해당 Process를 운영하기 위하여 필요한 사항

     (2) 출력물 : 해당 Process를 운영함으로써 나타나는 결과물 또는 중요특성

     (3) 자원 : 해당 Process를 운영하기 위하여 필요한 물적, 인적 자원 (Infra)

     (4) 주요활동 : 해당 Process를 운영하기 위한 절차 또는 기준

     (5) 측정지표 : 해당 Process에 대한 효과를 파악하기 위한 지표로서, 일반적으로 입력물 대비 출력물로 측정

     (6) 주기 : 측정지표를 측정하는 주기

     (7) 적용서식 : 측정지표에 대한 평가결과를 보고하기 위한 양식

                    가능한 양식을 표준화하는 것이 좋으나, 표준화가 어려울 경우는 해당 지표를 포함한 보고서 명을 기록한다.

   5.2.5 Process Map의 표준화

         Process Map은 각 표준별로 필요성을 검토하여 그 필요성이 요구되는 경우에는 작성후 해당 규정, 규칙,

        지침의 업무흐름도 뒤에 첨부한다.   

5.3 기술 표준 작성

   5.3.1 기본은 업무 표준과 동일하며, 각 표준의 내용에 따라 "세부지침서"를 작성하여 활용한다.

   5.3.2 검사 및 시험 표준

         각각의 검사, 시험업무에 관한 표준은 다음을 포함하여 상세하게 작성해야 한다.

     (1) 허용오차로 확인된 공정변수

     (2) 통계적 기법 및 관리도의 사용

     (3) 빈도, 표본크기, 합격판정 기준을 포함한 샘플링 계획

     (4) 부적합품의 취급

     (5) 기록할 데이터

     (6) 결함 분류 기준

     (7) 검사 품목 또는 검사 LOT의 지정방법

     (8) 전기시험, 기능시험 및 특성시험

5.4 작업표준 작성방법

   5.4.1 개발업무 규칙에 준해 공정 설계를 한다.

   5.4.2 공정흐름도(Process Diagram)를 작성한다.

   5.4.3 설계된 공정 단위로 Process FMEA를 시행한다.

   5.4.4 최종 완료된 PFMEA를 근거로 양산용 "Control Plan"을 작성한다.

   5.4.5 작업지도서 작성은 Control Plan의 관리항목과 다음을 포함하여 작성한다.

     (1) 공정 흐름도의 번호와 공정명

       ① 공정흐름도, PFMEA, Control Plan과 동일한 번호 명기

       ② 공정명은 해당 공정의 작업내용을 대표할 수 있고 가능한 알기 쉽게 명기

     (2) 부품명 및 부품번호 : BOM 부품번호와 부품명을 명기

     (3) 최신 설계(도면) 수준/ 날짜

       ① 고객 승인 제품의 최신본 도면 번호 및 승인날짜 명기

       ② 경우에 따라 해당 공정에서 참조해야 할 고객 승인된 도면을 기준으로

          작성된 당사 부품 도면번호 및 날짜 명기  

     (4) 사용 치공구, 게이지, 측정장비

       ① 작업자가 공정작업을 위해 사용되는 모든 치공구, 게이지, 측정장비 명기

       ② 규격(Size, 유형, Model명, 범위, 용량 등) 명기

     (5) 부품 식별 및 폐기 지침

       ① 양품과 부적합품의 구분 방법(색상, 지역, 라벨 등) 명기

       ② 부적합품에 대한 처리 방법(폐기, 교환, 수리, 격리 등) 명기

     (6) 특별 특성

       ① 고객 또는 자체적으로 지정된 특별특성 기록

       ② 해당 특별특성 항목 앞에 고객 지정 기호 표기, 당사 지정의 "★" 표기

     (7) SPC 요구사항

         특별특성 및 Control Plan에서 지정된 중요 특성에 대한 지정된

         통계적 기법, 수량, 주기, 담당자 명기

     (8) 관련 설계 및 제조 규격

       ① 해당공정에서 필요한 관련 설계 및 제조 규격

       ② 도면, 규격, 지침이 별도로 있는 경우 해당 표준명과 표준관리 번호 기입

     (9) 검사 및 시험지침

         Control Plan에 지정한 검사항목, 평가방법, 측정시스템, 샘플수, 주기를

         명확하게 명기

    (10) 시정조치 방법

         공정 관리에 이상이 발생하였을 경우 시정 조치하는 방법, 절차 명기

         (보고, 시정조치 방법, 책임자)

    (11) 개정일자 및 승인

         최근 개정차수와 개정일자 기록 및 승인권자 결재

    (12) 견본품

         작업 및 검사에 사용되는 한도견본, 표준견본의 관리번호, 견본명 기입

    (13) 사용 공구(금형관련) 설치 및 교체 주기

       ① 사용 치공구, 게이지, 측정장비에 추가 기입 가능)

       ② 사용 치공구, 설비, 측정기의 설치, 검증 방법

       ③ 소모성, 마모성 치공구의 교체 및 점검 주기

    (14) Job Setups

         Job Setup이 필요한 공정의 Job Setup 방법, 검증 방법과  검증 결과의 기록방법 명기

   5.4.6 작업 표준의 내용의 양이 많아 한 장에 표기하기 어려운 경우에는 생산 품질과 직결되는 제품특성,

            Parameter외 교육. 훈련을 통해 숙지가 가능한 작업방법 등은 별지에 작성하여 비치할 수 있다.

   5.4.7 임시 작업지도서 작성 및 관리방법은 다음을 원칙으로 한다.

     (1) 제조기술부서에서 임시작업지도서를 발행한다.

     (2) 적용 유효기간은 30일 이내로 하되 유효기간이 명시되어 있을 경우에는 명시된 기간까지 활용한다.

     (3) 관리 방식은 기존 작업지도서와 동일하게 운영한다.

     (4) 최종 승인권자 결재 및 표준관리부서 등록번호 부여후 표준관리부서에서 원본을 배포하고 배포 현황에 대하여

          별도의 관리대장을 운영한다.

     (5) 원본을 배포하는 관계로 "관리본" 도장은 날인하지 않는다.

     (6) 임시작업지도서 유효기간이 경과된 것에 대해서는 해당 제조부서장 및 제조기술 담당자의 결정에 따라서 폐기,

           또는 연장한다. 방법은 초기 제정과 동일한 방법으로 실시한다.

   5.4.8 재작업(수리)지도서 작성 및 관리방법

     (1) 재작업지도서의 작성 및 관리방법도 기존 작업지도서 작성 및 관리방법과 동일하게 운영한다.

     (2) 재작업지도서는 다음사항을 포함하여 작성한다.

       ① 재작업 항목 : 재작업을 실시하는 항목명

       ② 사용 부품명 및 부품번호 : 재작업에 필요한 BOM 부품번호와 부품명을 명기

       ③ 사용 치공구, 게이지, 측정장비 : 재작업, 수리시 사용되는 모든 치공구, 게이지, 측정장비의 규격

            (Size, 유형, Model명, 범위, 용량 등) 명기

       ④ 부품 식별 및 폐기 지침

         ㉠ 양품과 부적합품의 구분 방법(색상, 지역, 라벨 등) 명기

         ㉡ 부적합품에 대한 처리 방법(폐기, 교환, 수리, 격리 등) 명기

       ⑤ 재작업 방법 : 재작업 및 수리하는 방법 및 순서를 도해 등으로 순서대로 기입

       ⑥ 검증방법 : 지정한 검사항목, 평가방법, 측정시스템을 포함하여 재작업(수리)후 검증방법 및 처리방법 명기

       ⑦ 개정일자 및 승인 : 최근 개정차수와 개정일자 기록 및 승인권자 결재

 5.5 제.개정 및 폐기 사유

   5.5.1 업무절차, 방법 등에 대한 기준을 표준화 및 변경의 필요성이 인정될 경우.

   5.5.2 새로운 제조방식을 실시하거나 제조 방법을 변경, 개선할 경우.

   5.5.3 신제품을 생산할 경우나 관련표준 내용이 변경되었을 경우.

   5.5.4 사내 표준의 내용, 체계, 운용 방법 등에 의문점이 발생될 경우.

   5.5.5 기타 필요하다고 인정될 경우.

 5.6 기안

   5.6.1 기안자는 제.개정이 필요한 표준에 대하여 관련 표준과의 연계사항을 충분히 검토하고 표준 작성방법에

            준해 작성한다.

   5.6.2 원안 작성시 사전에 관련부문의 의견을 수렴하여 작성함으로써, 표준 합의시 발생되는 문제점을 사전에

            예방할 수 있도록 한다.

   5.6.3 기안자는 작성된 표준을 심의, 합의, 결정권자 지정한 후  상신한다.

   5.6.4 조직변경에 따른 부서명 조정이나 의사결정에 영향을 미치지 않는 내용(오기 정정, 문맥 조정, 서식 변경 등)의

            변경시는 표준관리부서와 협의하여 합의부서 및 합의권자를 축소 또는 생략할 수 있다.

   5.6.5 기존 표준문서의 개정은 특별한 지정이 없는 한 최초 표준문서 기안, 검토한 동일부서에서 기안, 검토,

            승인되어야 한다.

 5.7 합의

   5.7.1 기안된 표준을 접수한 합의자는 접수한 날로부터 3일 이내에 결재함을 원칙으로 하며 합의부서장의 서명으로

            합의의 효력이 발생한다.

   5.7.2 합의부서는 이의가 있을 경우 의견을 적어 기안부서에 통보 보완토록 한다.

 5.8 심의

    5.8.1 표준관리부서는 해당 표준문서가 기 등록된 표준문서와 중복되거나 개별 작성 기준에 합당하지 않을 경우

             해당 표준문서를 기안부서에 반송하여 교정을 지시 또는 임의 교정할 수 있다.

    5.8.2 심의 결과 이상이 없는 표준문서나 보완된 표준문서는 표준관리부서에서 등록번호를 부여하여 승인권자에게

             승인을 요청한다.

 5.9 승인

   5.9.1 최종 승인권자는 표준문서를 서명 결재하여 승인이 완료 되었음을 표시한다. 이때 반드시 날짜를 명확히

            표시해야 한다.

   5.9.2 표준 승인권자가 부재시나 표준의 내용을 감안하여 기안부서장의 발의 및 표준관리부서장의 결정에 따라

           그 상급자 또는 대리인으로 할 수 있다.

 5.10 고객 및 외부출처 문서 등록

   5.10.1 고객 및 외부출처 문서의 범위

          고객의 승인원, 승인도면, 승인규격, 표준견본, 국제/국가 표준 등 생산, 품질활동에 영향을 미칠 수 있는 문서로

          최신본 관리가 필요한 모든 문서가 해당된다.          

   5.10.2 입수부서는 입수 즉시 표준문서관리부서에 의뢰하여 표준문서 등록이 필요하다고 판단되는 경우 등록번호를

              부여 받는다.

   5.10.3 표준문서관리부서에서 입수된 고객 및 외부출처 문서의 원본관리를 하고 관련부서에 관리본을 배포한다.

 5.11 등록번호 부여 코드 체계

      ○○ - ○○ - ○○

      ①②    ③     ④

     ① 대분류 : Q(품질시스템), E(환경시스템), M(경영일반)

     ② 표준Level : M(매뉴얼/Level 1), P(규칙/Level 2), I(지침서/Level 3)

     ③ 업무기능별 코드

 5.12 표준 배포 및 관리

   5.12.1 표준관리부서에서는 승인된 표준문서를 승인일로부터 3일 이내에  활용부서에 배포함을 원칙으로 한다.

   5.12.2 표준화 관리부서에서는 등록된 표준문서 배포시 유효본임을 확인할 수 있도록 전 Page 낱장마다

              "관리본(Controlled Copy)" 스템프(별첨 2)를 날인하거나 "관리본(Controlled Copy)"을 식별할 수 있는

              규정한 용지를 사용하여 배포/활용할 수 있다.

   5.12.3 스템프의 색상은 불법 복사시 확인할 수 있도록 흑색을 제외한 청, 적색을 원칙으로 하고 표준문서

             우측 하단에 표준내용 식별이 가능하도록 스탬핑한다.

   5.12.4 관련부서에 배포되는 모든 표준문서는 관리본(Controlled Copy)으로 표준기안지 원본에 배포처,

              배포자, 일자를 기록하고 별도의 배포대장은 관리하지 않는다.

   5.12.5 배포가 불필요하고 원본을 유효본으로 사용하는 표준에 대해서는 "관리본"날인이나 별도의 표시를 하지

              않아도 된다.

   5.12.6 표준관리부서의 허가 없이는 사외 유출을 불가하나 고객 등으로부터 요구될 경우 표준관리부서에서 판단하여

              "비관리본(Uncontrolled Copy)" 스탬프를 첫 페이지에 날인 후 배포할 수 있다.

   5.12.7 관리본 배포/활용의 경우, 표준 활용부서장은 관련자에게 회람, 교육을 통해 그 내용을 주지시키고,

             표준에 따라 업무를 실시하도록 한다.

   5.12.8 표준화 관리부서에서는 표준문서의 개정 이력 파악 및 표준문서 배포부서의 최신본의 관리를 위해

             "표준문서 제.개정 이력대장"을 작성, 유지한다.

   5.12.9 부착물 관리

      (1) 회사내의 부착물 중 승인을 필요로 하는 부착물은 작성자(또는 부착자), 작성일자(또는 부착일자), 유효기간,

           승인자 등이 확인되는 부착물만 사용하거나 승인자 결재 후 사용한다.

      (2) 부착물 승인은 결재란 스탬프를 찍은 후 작성자(또는 부착자), 부서장 서명으로 승인한다.

           이때 서명일자는 반드시 년,월,일을 기입한다.

   5.12.10 고객 및 외부 출처 문서 관리

      (1) 고객의 Specific Requirement 관리

        ① 고객 요구 사항은 년 1회 최신본임을 확인해야 한다.

        ② 입수된 고객 문서는 국문화하여 관련부서 및 실행부서에 배포하여 활용될 수 있도록 한다.

      (2) 고객의 설계(제조) 규격/사양서/Data

        ① 각 부문(영업, 개발, 품질)에서 입수한 문서는 관련부서에 3일 이내에 배포하여  검토, 승인한다.

        ② 검토, 승인된 문서는 표준문서 등록 후 표준관리부서에서 활용부서에 배포하여 즉시 실행되도록 한다.

        ③ 고객의 설계(제조) 규격/사양서가 고객 승인을 요하는 경우 고객에게 승인을 요청한다.

        ④ 각각의 변경에 대해서는 관리부서와 실행부서에서 적용된 일자를 기록 관리하고 유지 하여야 한다.

        ⑤ 모든 변경사항이 실행 되기 전에 해당되는 표준문서(FMEA, Control Plan, 각 표준서 등)를 반드시 개정 후

            실행하여야 한다.

 5.13 보관

      승인이 완료된 표준문서는 열화나 물리적 손상 및 유실을 방지할 수 있는 일반 사무 환경에서 보관하고 쉽게

      열람할 수 있도록 한다.       

   5.13.1 원본

      (1) 표준문서의 원본은 표준관리부서에서 별도의 보관함에 보관하며, 임의 수정, 배포, 폐기 및 유실 방지 등에

           대한 보안관리를 한다.

      (2) 편철 등으로 인한 훼손이 되지 않도록 별도의 File에 보관한다.

      (3) 사용 및 활용상의 편의를 위해 관리공정도(Control Plan)는 기술부서에서 보관 관리하고, 작업지도서(표준서)는

           생산부서에서 보관할 수 있다.

   5.13.2 관리본

      (1) 등록된 표준문서의 관리본을 배포받은 활용부서는 정해진 비치장소에 관리본 표준문서집을 보관하고

           관리책임자를 정하여 관리하도록 한다.

      (2) 모든 표준 문서의 관리본(유효본)은 해당업무를 시행하는 곳에서 즉시 열람할 수 있도록 비치, 관리해야 한다.

 5.14 구 표준문서의 보관

   5.14.1 효력이 상실한 구 표준문서 원본은 표준관리부서에서 판단하여

          법적 및 지식보존 목적으로 구본을 보존하고자 할 경우, 폐기하지 않고 별도로 "구 표준" 또는 "구본"이라고

          표시하여 보관한다.

   5.14.2 각 활용부서의 구표준의 관리본은 신 표준과 교체시점에서 회수하여 표준문서 관리부서 표준화 담당자의

             책임하에 폐기한다.

   5.14.3 양이 많거나 관리가 필요한 경우 "구표준 이력관리대장"을 운영한다.

 5.15 폐기

   5.15.1 기안부서에서 표준문서의 폐기 사유가 발생하면 해당 표준문서의 폐기 사유를 표준화관리부서에 통보한다.

   5.15.2 표준화 관리부서에서는 표준문서 폐기 요청을 접수하면 검토후 폐기 대상으로 결정되면 소속부서장과

              승인권자의 결재를 득한후 원본을 즉각 폐기한다.

   5.15.3 표준화 관리부서는 폐기 표준문서에 대해 활용부서에 알려 관리부서로 반납하도록 하여 표준관리부서에서

              직접 폐기한다.

 5.16 등록 표준의 효력

      표준의 효력 발생은 승인권자의 승인후 효력이 발생한다.

 5.17 표준의 열람 및 활용

   5.17.1 운영중인 표준의 열람은 언제든지 이용이 가능해야 한다.

   5.17.2 현장에 부착하는 기술표준의 경우 공정 작업자가 수행하는 작업을 방해하지 않도록 부착(보관)하여 필요시

              언제든지 이용 가능해야 한다.

 5.18 표준의 주기적 검토

   5.18.1 해당표준은 표준관리부서 외에 기안부서 또는 기안자가 최소 2년이내에 1회 이상 검토 하는 것을 원칙으로 한다.

   5.18.2 표준관리부서에서 발견된 부적합 사항은 기안부서에 통보하며, 기안부서에서는 통보 받은 후 2주 이내에

              개정함을 원칙으로 한다.                         

   5.18.3 표준에 대한 주기적인 검토는 년간 표준정비 활동으로 대체할 수 있다.  

 5.19 서식 승인절차

   5.19.1 제.개정,폐기 신청

     (1) 서식의 제.개정 및 폐기는 특별한 언급이 없는 한, 최초 기안부서에서 실시함을 원칙으로 하고, 서식등록정보 및

          해당서식을 첨부하여 표준화 담당자에게 의뢰한다.

     (2) 서식의 구성 및 작성방법은 관련표준을 시행하는데 필요한 항목을 포함하여 자유롭게 작성하는 것을

          원칙으로 한다.

   5.19.2 승인 및 등록

     (1) 승인부서는 적합성을 검토하여 서식코드 부여한다.

     (2) 승인부서는 신청된 서식의 검토 결과 부적합시 신청부서에 Feed Back하여  서식 설계를 개선, 보완토록 한다.

     (3) 서식 코드 부여

        ○ - ○○ -  ○○○ (○)

        ①    ②       ③    ④

        ① 대분류 : Q(품질시스템), E(환경시스템), M(경영일반)

        ② 업무기능별 코드

        ③ 일련번호 : 등록되는 순서에 따라 앞의 3자리 코드에 종속되는 아라비아 숫자 Serial No를 순차적으로 부여한다

        ④ 최근 개정번호 (제정:0,  1차 개정:1 로 표기)

     (4) 백지 서식

         1회성 또는 별첨 형식의 서식에 대해서는 그 서식의 크기 또는 종횡에 관계없이 서식 관리번호 "○-00-000(0)"로

         통용하고 등록할 필요 없다.

   5.19.4 서식등록정보

      (1) 승인 등록된 서식은 "서식등록 관리대장"에 기록하여 제.개정 이력을 관리하며 등록 서식 1부를 보관하는 것을

           원칙으로 한다.

      (2) 서식 등록정보는 서식명, 등록번호, 제/ 개정일, 제/개정차수, 등록 일자, 기안자/기안부서, 적용범위, 용도 등의

           정보를 기록한다.

   5.19.5 신청 서식의 효력 발생 및 사용

          신청 서식에 대하여 승인부서의 서식 관리번호 부여후 등록시점부터 효력이 발생한다.