품질기록 관리 프로세스

1. 목적

   품질경영시스템 운영시 발생하는 모든 품질기록의 작성, 식별, 보관, 보호, 검색,

   보유기간 및 처분에 이르는 과정을 효율적인 관리시스템을 구축함으로써 신속히

   검색, 활용하기 위함이다.

2. 적용범위

   이 규칙은 당사 제품 생산 공장의 회사내의 기록의 발생과 처리에 적용한다.  

3. 용어의 정의

 3.1 품질기록(Quality Records)        

     회사 경영 목적의 달성을 실증하고 경영시스템의 효과적인 운영을 확인하기

     위해 정해진 절차에 준해 실행된 활동이나 달성된 결과의 객관적인 증거가

     되는 기록을 말한다.

 3.2 식별(Identification)

     보존이 요구되는 기록으로 작성시 어떤 제품용 또는 용도인지를 파악하는

     것으로써 제목, 작성자, 작성일자 등을 기록한다.

 3.3 보존(Storage)

     기록의 노화와 손상을 방지하고, 신속한 검색을 위해 적절한 시설 및 환경에서

     관리하는 것을 말한다.

 3.4 수집(Collection) : 기안 또는 수신부서가 보관을 위해 품질기록을 모으는 것

 3.5 색인(Indexing)

     품질기록을 종류별로 분류번호를 부여하는 것으로 홀더(또는 파일) 단위로

     편철되어 있는 각각의 품질 기록명을 기록한 "품질기록 목록표"를 말한다.

 3.6 열람(Access) : 수집하여 보관, 보존된 품질기록을 필요에 의해 활용하는 것

 3.7 파일링(Filing) : 품질기록 분류 번호별로 편철(파일)하여 보관하는 것

 3.8 폐기(Disposition)

     보존기간이 경과한 기록, 불필요한 기록을 절단 또는 소각하여 없애는 것

 3.9 보존년한

     해당업무와 관련하여 종결된 품질 기록이 재활용(증거 또는 참고용) 될 것을

     대비하여 보존하는 기간

 3.10 문서관리시스템(DMS:Document Management System)

      기록문서의 등록, 보관, 조회, 폐기 등 운영 전반에 대한 사항을 관리하는

      시스템을 말한다.

 3.11 전자결재

      시간, 지역을 초월하여 정보의 동시성을 실현할 수 있도록 품의, 보고, 개인간

      메시지, 업무연락 수발신, 결재 등을 문서가 아닌 컴퓨터 Network를 통해서

      처리할 수 있는 시스템을 말한다.

4. 책임과 권한

   각 부서는 최신본의 "기록관리 목록표"를 작성하여 각 부서장 결재 후 보관하고

   발생되는 모든 품질기록을 보관, 관리할 책임이 있다.

5. 실시절차

 5.1 작성방법

   5.1.1 사용되는 서식은 각 절차서에 지정된 서식을 사용하는 것을 원칙으로 하며,

         필요시 변형하여 사용할 수 있으나 항목은 동일하게 사용한다.

   5.1.2 제목, 작성일자, 작성자, 결재란, 페이지는 기본적으로 기재됨을

         원칙으로 한다. 단, 결재가 불필요한 품질기록은 결재란을 생략한다.

   5.1.3 본문 작성은 육하원칙에 의해서 작성함을 기본으로 한다.

   5.1.4 한글 표준어를 사용하며, 뜻의 전달이 애매할 경우 한자 또는 외국어를

         사용할 수 있다.

   5.1.5 내용 및 오류에 대한 정정 사항을 두줄(〓)을 긋고 수정하며,

         수정자 서명 및 수정일자를 기록한다.

   5.1.6 품질기록의 작성시 연필 등 지워지는 필기구를 사용하지 않는다.

   5.1.7 컴퓨터 Network를 통하여 처리되는 품질기록은 전산 관리를 원칙으로 한다.

         관련 부문에서 업무 활용을 위해 품질 기록을 인쇄하여 사용할 경우,

         Network에 보존되는 품질 기록을 원본으로 관리한다.

   5.1.8 수작업으로 작성되는 문서의 경우 필요에 따라 전산 문서로 변경

         (Scan, ERP System 입력 등)하더라도 작성 부서에서 Hard Copy본을

         원본으로 관리한다.

         예)수검성적서, 출검성적서, 설비점검표, 업체평가서, Check List 등

   5.1.9 수작업 결재 문서 및 법률적 효력과 관련된 문서의 경우 Hard-Copy본을

         원본으로 관리한다.

         예) 계약서(품질, 영업, 기타) 등

   5.1.10 Page 표기

          품질기록의 작성은 1매 Best를 원칙으로 하되, 2매 이상일 경우에는

          하단부에 Page의 일련번호를 기입한다.

          예) 해당 Page 일련번호 → "2 / 4" ← 총 Page수

 5.2 품질기록의 결재

   5.2.1 모든 품질기록은 기안, 심의(검토), 결정(승인)의 3단계 결재를

         원칙으로 한다.          

   5.2.2 품질기록은 각 업무 규칙의 최종 승인권자 또는 그 대리인의 결재를

         득한 후에 효력이 발생한다.

   5.2.3 긴급을 요하는 사항은 사전 구두 보고로 시행한 후 조속한 시간내에

         문서 결재를 받는다.

   5.2.4 결재의 종류

     (1) 전결(專決)

         업무에 관한 판단 및 의사 결정을 하는 권한을 말하며, 업무 절차서에 의거

         소정의 결재자가 결재하는 것으로 전결권자에 의한 전결된 품질기록도

         최종결정권자가 결재한 품질기록과 동일한 효력을 가진다.

     (2) 대결(代決)

         결정권자가 기안된 품질기록 적용일자 이후까지 장기간 부재중일 때

         그 직무를 대행하는 자가 대신 결재 하는 것.

     (3) 후결(後決)

         긴급한 품질기록이 결정권자의 사정에 의해 결재를 받을 수 없을 때 우선

         시행하고 사후에 결재를  받는 것.

   5.2.5 결재의 표시

     (1) 모든 품질기록의 결재 표시는 서명후 결재일자를 기록하는 것으로 하며

         서명을 할 수 없는 E-mail에 의한 결재도 동일한 효력을 갖는다.

     (2) 증명기록, 예산관련기록 등과 같이 법적인 효력을 필요로 하거나

         대외 관련 기록 등의 경우는 직인을 날인 할 수 있다.

 5.3 합의

   5.3.1 기안한 품질기록이 관계부서의 합의가 필요한 경우에는 합의를 받는다.

   5.3.2 합의부서 책임자는 기안한 품질기록에 대하여 동의할 수 없는 경우에는

         지체없이 그 사유를 명시하고 서명 및 일자를 기입한다.

 5.4 부착물(게시, 공고)

     회사내의 부착물 중 승인을 필요로 하는 부착물은 작성자, 작성일자,

     유효기간 등이 확인되는 부착물만 사용하거나 또는 승인자 결재후 사용한다.

   5.4.1 동일 부착물을 여러 곳에 사용시 각 부착물에 서명을 하거나 서명된 것을

         복사하여 부착한다.

   5.4.2 등록된 서식을 사용하여 주기적으로 점검 및 기록하는 것은 제외한다.

         예) P-관리도, 점검표 등

 5.5 품질기록의 배포배포가 필요한 경우 기안 원본에 배포선을 기록한 후 배포시

     수신부서 수령자의 서명을 받는다.

 5.6 식별

     품질기록이 어떤 제품용 또는 용도인지를 파악하기 위해 작성 절차에 준하고

     품질기록 작성시 제목, 작성자, 작성일자, 기타 식별 가능한 방법을 사용한다.

 5.7 수집

     작성된 품질기록은 필요한 경우 검토, 승인, 합의 절차를 거쳐 활용, 보관을

     위해 품질기록 발생 즉시 기안부서, 수신부서 해당업무 담당자는

     코드분류 기준표에 준해 파일을 생성 또는 해당 파일에 즉시 철한다.

 5.8 품질기록의 색인(분류)

   5.8.1 품질기록 분류의 기본 원칙

         업무의 범위와 경중에 따라 대,중,소 분류로 나누며 전사적으로 통일하여

         적용하고 중, 소 분류 시 분류 항목이 중복되지 않도록 한다.

   5.8.2 품질기록 분류 방법

     (1) 대분류(코드: 01~ 00) : 주요 업무 기능별로 코드를 나눈다.  

     (2) 중분류(코드:  A ~ Z) : 대분류를 세분화한 주요 업무명으로 한다.

     (3) 소분류(코드:01~99) : 중분류에 따라 시리얼로  업무에 따라 개별 문서를

                              묶어 한권의 홀더(문서철)로 구분한다.

        예) ① 고객별, 지역별, Item(Model)별로 분류

            ② 주제별 분류 : 정해진 표제로 주기적으로 작성, 배포하는 품질기록

            ③ 형식별 분류 : 품의서, 보고서, 업무연락, 전표 등

            ④ 건별 분류 : 시작부터 완결까지 순서에 의해 정리하는 품질기록

   5.8.3 코드분류 기준표 작성 방법

         코드분류 기준표는 각 부서별로 작성 운영하되, 대분류 코드는

         대분류 코드체계를 따르고, 중분류 코드는 부서별로 정한다.

   5.8.4 품질기록 분류 코드의 사용

     (1) 1개의 품질기록철에 둘 이상 상이한 업무 기능이 포함되어 있는 경우에는

         주된 기능에 따라 분류 코드를 사용한다.

     (2) 소분류가 1년에 한 두건 밖에 없거나 또는 공통적으로 관계되거나

         독립된 분류 항목의 사용이 필요치 않을 때는 "업무일반"이라는

         중분류명을 사용할 수 있다.

   5.8.5 품질기록 분류 방법에 분류된 품질기록의 신속한 검색을 위하여

         기록관리 목록표에 기록한다.

   5.8.6 기록관리 목록표는 담당자 전결 후 최신본을 보관하고, 변경사항이

         발생하면 수정 보관하며 년 1회는 전반적으로 점검 보완함을 원칙으로 한다.

 5.9 품질기록의 파일링

   5.9.1 파일링 순서

     (1) 파일링 필요성 판단(파일링이 불필요한 품질기록은 즉시 폐기)

     (2) 품질기록의 규격, 정리 상태, 별첨 등을 확인

     (3) 코드분류 기준표에 의한 파일링

     (4) 기존의 홀더가 없는 경우에는 신규로 만들어 파일링

     (5) 신규홀더인 경우 코드번호 부여, 파일명을 기록관리 목록표에 기록한다.

   5.9.2 품질기록의 파일링 방법

     (1) 문서 목록표 작성

         기존의 파일의 품질기록 목록표는 다음의 내용에 준하며, 목록표를

         더 이상 기입 할 수 없는 경우 별도로 목록표를 부착하여 사용한다.

 5.10 품질기록의 보존, 유지

   5.10.1 품질기록의 보존, 유지 방법

      (1) 품질기록의 보존은 수집부서에서 보존하는 것을 원칙으로 한다.

          부서단위, 팀 단위로 보존하되, 보존 장소의 문제가 있을 경우 부서장의

          판단하에 별도 문서고를 운영할 수 있다.

      (2) 열화나 손상을 최소화하고 손실을 예방하기 위해 일반 사무환경 조건에서

          즉각 열람할 수 있도록 보존한다.

      (3) 품질기록은 별도의 보관장소가 없는 경우, 보존년한까지 기안부서에서

          일정한 장소(캐비넷, 파일박스 등)에 보존 관리한다.

      (4) 설정한 보존년한이 지난 품질기록중 계속 열람하고 참고해야 할 품질기록은

          소속부서장의 판단하에 필요기간 동안 연장 보존, 관리할 수 있다.

      (5) 시간이 경과에 따라 변화, 변색될 수 있는 "감광지"로 된 기록이나 연필을

          사용한 품질 기록은 Copy 보관한다.

   5.10.2 품질기록 보존 상자(파일 박스) 사용법

      (1) 중분류에 관련되는 소분류 홀더를 품질기록 보관 상자에 넣는다.

      (2) 홀더의 수량이 많을 경우 품질기록 보존 상자를 복수로 사용 가능하다.       

   5.10.3 품질기록의 보존년한 설정 원칙        

      (1) 법정보존기간 및 각종 채권 채무의 시효

      (2) 고객 요구 또는 품질경영시스템 요건에 준한 보존 기간

      (3) 제품의 수명과 관련된 보존 기간

      (4) 품질기록의 일상 활용도와 유효성

      (5) 기술 축적 및 개발을 위한 필요성

      (6) 제조물책임(PL)과 관련된 기록관리

   5.10.4 폐기년도 계산

         품질기록 작성년도 다음해부터 계산한다.

         예) 2000년 처리 종결된 품질기록의 보존년한이 3년인 경우

             품질기록의 폐기년도는 2003년 12월 31일이다

             - 2000년 1월 1일 + 3년 = 2003년 12월 31일

             - 2000년12월31일 + 3년 = 2003년 12월 31일

   5.10.5 보존년한의 설정 기준

      (1) 품질기록의 보존년한은 내용의 중요도에 따라 15년이상, 10년, 5년,

          3년, 1년, 즉시처리의 6단계로 구분하되 품질기록의 특성에 따라

          "단종시", "퇴사시", "폐기시", "보증기간 + 1년" 등으로 구분될 수 있다.

      (2) 영구보존이 필요하다고 판단되는 품질기록은 15년이상으로 정한다.

      (3) 품질기록의 보존년한은 관련표준에 설정된 보존년한을 우선하며,

          해당 표준에 명시되지 않은 품질기록은 소속부서장의 판단하여

          보존년한을 정하여 관리한다.

   5.10.6 품질기록 보존방법

      (1) 전산시스템(Intrnet, EDMS, ERP 등)을 통해 처리되는 업무에 대한

          품질기록은 전산시스템(Intrnet, EDMS, ERP 등)에 영구 보존할 수 있으며,

          품질기록의 작성 및 폐기 과정은 본 규칙에 의거 시행된다.

      (2) 문서로 처리되는 업무에 대한 품질기록은 문서파일 홀더(문서철)나

          문서 보존상자 등에 결재 현황을 같이 출력하여 보관함을 원칙으로 하고

          출력, 보관된 품질기록을 원본으로 한다.

      (3) 전자 결재된 품질기록을 출력하여 문서파일 홀더(문서철)나 문서 보존상자

          등에 보관할 경우에는 전자 결재된 결재 현황을 같이 출력 보관한다.

      (4) 전산시스템으로 이루어지는 업무의 품질기록의 경우는 전산시스템에

          보존된 것을 원본으로 하고, 전산에 보존된 품질기록을 출력할 경우,

          전산에서 보존되는  품질기록을 원본으로 한다.

      (4) 규정된 품질기록의 보존년한

5.11 품질기록의 열람

   5.11.1 품질기록의 열람은 전 조직원이 필요에 의해 보관/보존된 품질기록을

          언제든지 열람하여 활용, 참조할 수 있어야 한다.

   5.11.2 품질기록 중 "대외비"로 분류된 품질기록은 회사에서 정한 지정된 인원에

          한해 열람할 수 있다.

   5.11.3 고객과 합의된 경우 고객 또는 고객 대리인이 품질기록의 열람을

          요구할 경우 언제든지 열람할 수 있도록 해야 한다.

 5.12 품질기록의 폐기

   5.12.1 보존년한이 지난 기록을 폐기할 경우 및 보존년한을 연장할 경우 사전에

          부서 책임담당자 또는 부서장의 확인을 득한다.

   5.12.2 각 부서는 부서내 보관 품질기록 중 폐기년도가 지난 품질기록을 수시로

          폐기함을 원칙으로 하며, 최소 년 1회는 전반적으로 조사하여 폐기한다.

   5.12.3 홀더상의 최초 작성일자(발행기간)와 보존년한은 홀더의 폐기 기준이

          아니라 품질기록의 폐기 기준이므로 홀더 표지에 작성일자 기준

          보존년한이 지난 홀더라도 폐기할 필요는 없고 홀더의 상태에 따라

          계속 사용이 가능하다.

   5.12.4 하나의 홀더에 보존년한이 지난 품질기록과 보존년한 이내의 품질기록이

          같이 편철되어 있는 경우, 업무의 특성상 연결되는 품질기록이 아니면

          보존년한이 지난 품질기록은 폐기하고 보존년한 이내 품질기록은

          계속 보존한다.

   5.12.5 보안에 문제가 되지 않고 경미한 것은 손으로 찢어 버리고

          중요 품질기록은 정보 유출이 되지 않도록 세절기를 이용해 폐기하거나

          알아 볼 수 없도록 잘게 찢어 폐기 시킨다.